Microsoft Word 日常操作紀錄-開始一份新文件

Introduction

Microsoft Word 是使用 Microsoft Windows 以及 macOS 作業系統下常使用的文書商業軟體。
本文用於逐步紀錄本人曾用過在 Office Open XML (docx) 中使用的操作方式，並非官方指南。
觀察過去研究室中的同學，發現許多人都使用前人的檔案進行修改，但這種方式容易出現以下問題：

1. 不理解原始檔案格式設定，導致格式錯亂。
2. 編輯過程破壞原始檔案格式，導致後續編輯困難。
3. 原始檔案中的錯誤或不合理設定延續。
4. 無法適應不同文件格式需求。

而諸多可能出現的問題，導致最後仍然需重新核對排版與樣式，進行回頭反覆重新定義與修正。
爰此，本文將逐步紀錄個人習慣的 Microsoft Word 操作方式，以供參考。
如果有其他建議或是希望補充的內容，歡迎在下方留言。
以下內容使用 Microsoft 365 Apps for Enterprise 版本 2410 作為示範。

1. 確定文件樣式

首先，在準備任何一份文件之前，需先確認是否有規範的文件樣式。
通常，文件樣式會包含以下內容：

1. 文件尺寸、邊界。
2. 頁首、頁尾、頁碼。
3. 文件封面格式。
4. 目錄需求。
5. 編號、標題（可參考 Microsoft Word 日常操作紀錄-編號項目一文）。
6. 文字大小、字型、行距、段距等。
7. 圖表、表格、數學式空行需求。
8. 參考文獻格式（可參考 EndNote 書目管理軟體日常操作紀錄一文）。

相對而言，只要確定了文件樣式，後續的編輯工作將會更加順利。
而沒有限制的部分，則可以依照美觀或個人喜好進行調整。

2. 開始一份新文件前的基本認識

在文件撰寫前，Microsoft Word 有幾個核心概念需要了解。
另外，有二個顯示設定建議編輯者在撰寫文件時開啟，以便於編輯與檢視。分別為「顯示/隱藏編輯標記」以及「檢視表格格線」，開啟位置如圖 1，或是直接搜尋功能名稱進行開啟。

圖 1.顯示/隱藏編輯標記、檢視表格格線開關位置。 圖 2.(上) 顯示編輯標記與表格格線；(下) 隱藏編輯標記與表格格線。

2.1. 版面配置與節

在 Microsoft Word 中，版面配置可以決定文件的尺寸、邊界、頁面方向、欄位、頁碼等。而節則可在一份文件中區分不同的版面配置，例如封面、目錄、正文、附錄。
相關設定位於版面配置頁籤中的版面設定區塊，相關設定易於理解因此於此不再贅述。而節的分隔則在其中分隔符號中設定，位置如圖 3。其中，分隔符號分為分頁以及分節符號，透過分節符號可以在一份文件中設定不同的版面配置。

圖 3.版面配置位置。

而關於節的設定，較需注意的地方是頁首、頁尾、頁碼等設定，這些設定會因節的設定而有所不同。透過雙擊頁首、頁尾區域可以進行設定。其中，「連結到前一節」選項可以決定是否與前一節的頁首、頁尾、頁碼等設定連動，通常預設為開啟，若需調整如不同頁碼等設定，則需關閉此選項。

2.2. 字形、段落與樣式

在 Microsoft Word 中，版面配置與節通常僅需少量設定，屬於文件內容的設定。而字形、段落與樣式則是文件內容的核心，因此這些功能皆被歸納到「常用」頁籤。字型多數人都清楚其設定，於此不做贅述。段落則是指段落的設定，包含對齊、縮排、行距、段落間距以及定位點等。而樣式則是將字形、段落等設定組合成一個樣式，以便於後續套用，是建立一份整齊文件的必備工具。請各個文件編輯者至少務必熟悉「常用」頁籤中的字形、段落、樣式等功能，其他功能不會還可以請教人或是查閱相關資料，但這些功能是基本中的基本。

2.3. 交互參照與書籤

在 Microsoft Word 中，不僅僅是文字、圖、表的靜態資料，透過交互參照與書籤等功能，可以使文件更具動態修改的能力。
像是在計畫書或論文撰寫過程中，計畫或論文名稱可能於文件中重覆出現，但在撰寫過程中可能仍然會修改，透過書籤功能可以使文件中的名稱與書籤連動，而不需手動修改。此功能位於「插入」頁籤「連結」區塊中。 而交互參照則是用於引用文件中標題、圖表或是書籤等項目，透過交互參照功能，可以使文件中的參照項目與目標項目連動，當目標項目變動時，參照項目也會跟著變動。此功能位於「參考資料」頁籤「標號」區塊或是「插入」頁籤「連結」區塊中。 書籤與交互參照功能簡單示例如圖 4。

圖 4.書籤與交互參照功能示例。

3. 開始一份新文件

在確定了文件樣式、熟悉了 Microsoft Word 的基本操作後，就可以開始一份新文件的撰寫。
個人通常遵以下步驟進行：

1. 確定版面配置，包含文件尺寸、邊界、頁面方向。
2. 設定文件預設字形。
   • 在「設計」頁籤「字型」區塊中設定整份文件的預設字型。
3. 如果有封面、目錄、附件、變換頁碼等需求，則進行節的設定。
4. 設定樣式。
   • 先調整「內文」樣式，包含字形、段落、樣式等設定。
   • 再依需求調整標題樣式。
5. 設定編號樣式。
   • 可透過多層次清單設定標題或其他項目的編號。位於「常用」頁籤「段落」區塊。
   • 圖、表、公式等項目可透過標號功能進行編號。位於「參考資料」頁籤「標號」區塊。
6. 進行文件內容撰寫。

4. 編輯過程相關操作

4.1. 自動目錄

許多文件需要目錄，但手動維護目錄是一件繁瑣的事情。在 Microsoft Word 中，自動目錄屬於一種功能變數，此功能變數追蹤文件種指定的樣式，將其自動列入目錄。其位於「參考資料」頁籤「目錄」區塊，一般建議使用「自訂目錄」以利樣式調整。
調整除了直觀的頁碼、前置字元外，可透過「選項」將追蹤的樣式進行階層設定。例如，設定「標題 1」為階層 1，「標題 2」為階層 2，則目錄會依照階層進行縮排。或設定「圖標題」為階層 1、「表標題」為階層 1，可分別建立圖表目錄。
各階層也可透過「修改」進行字型、段落（縮排、對齊等）等設定，使目錄更符合需求。
而建立自動目錄後，可透過「更新目錄」或是更新功能變數以更新目錄內容。

4.2. 圖片插入

在插入圖片時，個人不建議使用「與文字排列」以外的文繞圖，容易使文件在後續編輯時排版錯亂。
個人主要使用二種方式實施文繞圖：

1. 設定屬於圖片的段落樣式，並在段落樣式中設定對齊方式。
2. 使用無邊框的表格，將圖片插入表格中，並透過表格對齊方式實施文繞圖。

使用以上方法基於「與文字排列」的文繞圖，可將圖片的排版視為文字，使圖片更不易因換頁或編輯而錯亂。

圖片壓縮

對於部分文件，可能需要保留原始圖片的解析度，在文件尺寸大是可接受的情況下，可透過設定避免圖片壓縮。而若沒有特殊需求，則建議進行圖片壓縮，以減少文件大小以減少文書軟體開啟負荷。當以下設定沒開啟時，Microsoft Word 會在存檔時將解析度高的影像重新取樣，以減少文件大小。
相關設定位置：檔案 > 選項 > 進階 > 影像大小與品質 > 不要壓縮檔案中的影像。

4.3. 表格插入

表格微調

有時候，在最後的文件排版中，表格的微調是最為耗時的。明明就差一點點就可以放到同一個頁面，換頁或獨立成一頁又顯得太空曠。以下提供幾個最小化表格微調依序可考量的方法（以下邏輯不限於表格，有時候在版面配置的時候也可以應用到）：

1. 首先，當然是以檢視表格內容或字體大小是否能再調整，不過通常如果可以那也就不會有這個問題了。
2. 調整表格行高。不過通常會遇到這個問題應該已經調整到很小了，所以才會開始考慮以下其他可以微調的地方。
   • 於「表格版面配置」頁籤「儲存格大小」區塊設定行高。
3. 調整表格寬度。當表格是因為內容字數較長導致換行，可以透過調整表格寬度來展開換行的內容。
   • 於「表格版面配置」頁籤「儲存格大小」區塊設定欄寬。
4. 調整儲存格邊界。當表格是因為內容字數較長導致換行，但又不想讓表格太寬時，可以透過調整儲存格邊界來縮小表格寬度。
   • 於「表格版面配置」頁籤「對齊方式」區塊設定儲存格邊界。
5. 調整段落樣式。到這邊，表格尺度能微調的地方應該都已經調整過了，如果還是無法達到理想的版面，則需從文字段落樣式下手。
   • 於「常用」頁籤「段落」區塊設定段落文字。其中有幾個部分可以進一步微調。
     • 段落間距：透過縮小段落間距或是行高，使文字更加緊湊。
     • 取消勾選「文件格線被設定時，貼齊格線」：Microsoft Word 為了讓文字貼齊格線，有時會無視段落間距，導致文字無法更為緊湊。

功能變數

功能變數在 Microsoft Word 中是一個很重要的功能，使文書跳脫了一般的文字、圖片、表格等靜態資料，功能變數可以使文件中的資料更具動態性。像是前面所提自動目錄、交互參照等功能都是透過功能變數實現，其功能繁多，這裡僅取在表格內應用的部分進行說明。
多數人認為 Microsoft Word 的表格只是一個靜態的資料呈現方式，但其實在表格中可透過功能變數實現一些動態的資料呈現。例如，表格中的數值可以透過功能變數與其他表格或是文件中的資料連動，使表格中的數值隨著其他資料的變動而變動。簡單如加減乘除、基本描述統計到複雜的條件判斷功能。透過這樣的功能，可以運用於定期更新的報告書，使報告書的數值連動內容，減少人為錯誤（如果資料來源來自 Excel，建議可在檔案中內嵌表格較為方便）。
功能變數可從「插入」頁籤「文字」區塊「快速組件」中選擇插入。在這裡，我們關注的是 =(Formula)，其中，點選「公式」後，可進行公式的編輯。
除了加減乘除外，可以運用的函數列在「加入函數(U)」列表中，如 SUM、AVERAGE、MAX 等（詳見 Microsoft 說明文件）。而在公式中，可以使用的資料參數包含書籤以及表格內的資料。其中，表格內的資料可透過目前所在的表格參照（如 A1、B2 等）或相對目前儲存格的位置參照（ABOVE 表上方；BELOW 表下方；LEFT 表左方；RIGHT 表右方）進行參照。舉例而言，當我有一表格，希望對左方的數值進行平均，則可以使用 =AVERAGE(LEFT) 進行計算；當我對上方的數值進行加總，則可以使用 =SUM(ABOVE) 進行計算。

4.4. 追蹤修訂

在多人合作的文件中或是文檔給他人校對時，追蹤修訂是一個很重要的功能。透過追蹤修訂，可以清楚的看到每個人對文件的修改，並且可以進行接受或拒絕修改。
此功能位於「校閱」頁籤「追蹤」區塊，透過點選「追蹤修訂」開啟追蹤修訂功能。在追蹤修訂開啟後，所有的修改都會被記錄下來，並且會在文件中顯示。而當他人對文件修改後，可以透過「校閱」頁籤「變更」區塊中的「接受」或「拒絕」進行修改的接受或拒絕。
然而，有時候如果修改者不認識這個功能，可能會導致修改者直接修改文件，而不是透過追蹤修訂進行修改，或是別人修改時自己又有更新文件。這時候，可以透過「校閱」頁籤「比較」區塊中的「比較」功能進行文件的比較，以找出修改的地方。